Begini Cara Menghitung Gaji Karyawan Bulanan dengan Excel

Menyusun perhitungan gaji karyawan setiap bulan adalah tanggung jawab yang tak terhindarkan bagi setiap pengusaha. Kita perlu memastikan bahwa upah yang diberikan sesuai dengan hak yang seharusnya diterima oleh karyawan kita. Penggunaan Microsoft Excel dapat membantu mengatasi tugas ini dengan lebih mudah dan efisien. Tetapi, pertanyaannya adalah, apakah Anda sudah familiar dengan cara menghitung gaji karyawan bulanan menggunakan Excel?

Jika Anda merasa masih bingung, tak perlu khawatir. Pada artikel kali ini, kita akan membahas seluk-beluk perhitungan gaji karyawan dengan Microsoft Excel. Kami telah merangkum panduan lengkap yang akan membantu Anda mengatasi tugas ini dengan mudah dan efektif. Jadi, mari kita jelajahi artikel ini bersama untuk memastikan karyawan Anda menerima upah yang sesuai dengan hak mereka.

Mengapa Menggunakan Excel untuk Penggajian?

Penggunaan Microsoft Excel untuk menghitung gaji karyawan memiliki beberapa keuntungan yang signifikan. Pertama, Excel adalah alat yang mudah diakses dan digunakan oleh banyak orang. Ini berarti bahwa hampir setiap perusahaan memiliki akses ke perangkat lunak ini, sehingga tidak perlu investasi besar dalam perangkat lunak gaji khusus. Selain itu, Excel memungkinkan otomatisasi, perhitungan yang cepat, dan kemudahan pelaporan.

Selain itu, Excel memungkinkan Anda untuk menyimpan catatan gaji karyawan dengan rapi dan efisien. Anda dapat membuat spreadsheet untuk setiap karyawan atau departemen dan mengaksesnya kapan saja. Hal ini sangat membantu dalam manajemen sumber daya manusia.

Langkah-langkah Menghitung Gaji Karyawan dengan Excel

Menghitung gaji karyawan dengan Excel adalah proses yang dapat mempermudah pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk menghitung gaji karyawan dengan Excel:

1. Isi Data Karyawan

Pertama-tama, untuk mengisi data karyawan, Anda harus memasukkan informasi kunci seperti nomor induk atau kode karyawan, nama, jabatan, status karyawan (apakah masih dalam masa probation, kontrak, atau sudah menjadi karyawan tetap), dan status pernikahan. Data ini membentuk dasar penggajian dan manajemen karyawan.

Pastikan data yang dimasukkan benar-benar lengkap dan sesuai dengan informasi aktual karyawan. Data yang akurat akan membantu menghindari kesalahan dalam perhitungan gaji dan mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

Setelah data karyawan terisi dengan benar, langkah berikutnya adalah memasukkan indikator perhitungan gaji karyawan, seperti jumlah jam lembur yang telah dikerjakan oleh karyawan dan data absensi. Data ini penting dalam menghitung gaji secara akurat, terutama jika ada komponen upah lembur atau potongan absensi yang berlaku.

Dengan mengikuti langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa data karyawan yang tersedia lengkap, akurat, dan siap untuk digunakan dalam perhitungan gaji bulanan. Dengan demikian, penggunaan Excel untuk menghitung gaji karyawan akan menjadi lebih efisien dan tepat, meminimalkan potensi kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses penggajian.

2. Masukkan Gaji Pokok Karyawan

Gaji pokok adalah komponen gaji utama yang harus dimasukkan dengan cermat. Pada kolom berikutnya di spreadsheet Excel, Anda perlu memasukkan gaji pokok karyawan sesuai dengan jumlah yang telah disepakati dan diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Gaji pokok ini dapat dihitung berdasarkan per bulan, per hari, atau per jam kerja karyawan.

Sebagai contoh, mari kita asumsikan seorang karyawan memiliki gaji pokok sebesar Rp5,500,000 untuk masa kerja 25 hari dalam sebulan. Dalam kasus ini, Anda dapat menghitung gaji harian karyawan dengan membagi gaji pokok dengan jumlah hari kerja, yaitu Rp5,500,000 ÷ 25 = Rp220,000 per hari. Data ini harus dimasukkan ke dalam spreadsheet.

Penting untuk diingat bahwa jika karyawan mengambil cuti atau tidak bekerja selama beberapa hari, perhitungan gaji pokok perlu disesuaikan. Misalnya, jika karyawan tersebut mengambil cuti sakit selama 3 hari, maka total hari kerja hanya berjumlah 22 hari. Untuk menghitung gaji pokok bulanan yang diterima karyawan, Anda dapat mengalikan gaji harian dengan jumlah hari kerja yang sesuai. Dalam contoh ini, karyawan akan menerima gaji sebesar Rp4,840,000 pada bulan tersebut (Rp220,000 x 22 hari).

Dalam Excel, Anda dapat menggunakan rumus sederhana untuk melakukan perhitungan ini dengan lebih cepat dan akurat. Misalnya, dengan menggunakan rumus Excel (G7*H7), di mana G7 adalah kolom gaji harian dan H7 adalah kolom total hari kerja, Anda dapat menghitung gaji pokok karyawan dengan mudah. Hasil perhitungan ini kemudian dimasukkan ke dalam kolom yang sesuai, misalnya, kolom I7, untuk memudahkan pelacakan dan pengarsipan data.

3. Tambahkan Tunjangan dan Bonus

Gaji kotor adalah jumlah gaji sebelum potongan atau pajak. Untuk menghitungnya, Anda perlu menambahkan gaji pokok karyawan dengan tunjangan dan bonus yang diberikan. Jenis tunjangan dapat bervariasi berdasarkan jabatan dan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Tunjangan tersebut dapat mencakup tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan keluarga, dan berbagai jenis tunjangan lainnya yang relevan.

Penting untuk merincikan setiap jenis tunjangan dalam spreadsheet Excel, terutama jika karyawan menerima lebih dari satu jenis tunjangan. Dengan merincikannya, Anda dapat memantau dan menjaga transparansi data gaji karyawan. Misalnya, jika seorang karyawan menerima tunjangan makan sebesar Rp150,000 dan tunjangan transportasi sebesar Rp250,000, Anda dapat memasukkan kedua nilai ini ke dalam kolom yang sesuai di Excel dan menjumlahkannya untuk mendapatkan total tunjangan.

Mengikuti contoh sebelumnya, jika karyawan Anda menerima total tunjangan sebesar Rp400,000 setiap bulan, Anda dapat menambahkannya ke gaji pokok. Hasilnya adalah gaji kotor karyawan, yaitu Rp5,240,000. Untuk memudahkan perhitungan, Anda dapat menggunakan rumus Excel seperti =SUM(K7:L7), di mana K7 adalah kolom yang berisi gaji pokok dan L7 adalah kolom yang berisi total tunjangan.

Dengan demikian, perhitungan gaji kotor dengan Excel akan menjadi lebih transparan, akurat, dan efisien. Hal ini juga membantu perusahaan dalam mengelola komponen gaji karyawan dengan lebih baik, sehingga karyawan menerima kompensasi yang sesuai dengan kesepakatan dan kontribusinya.

4. Tambahkan Upah Lembur

Upah lembur adalah komponen penting dalam perhitungan gaji karyawan, terutama jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal atau bekerja di hari libur. Untuk menghitungnya, Anda perlu mengikuti peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di negara Anda.

Langkah pertama adalah menentukan jam lembur yang telah dikerjakan oleh karyawan. Anda perlu memasukkan informasi ini ke dalam spreadsheet Excel, terutama jika ada lebih dari satu karyawan yang bekerja lembur. Pastikan untuk mencatat apakah lembur terjadi di hari biasa atau hari libur, karena aturan upah lembur biasanya berbeda.

Selanjutnya, Anda perlu menghitung upah lembur per jam. Rumus yang digunakan untuk menghitung upah lembur per jam biasanya adalah 1/n x gaji pokok, di mana n adalah jumlah jam kerja normal dalam seminggu. Gaji pokok di sini adalah gaji pokok bulanan karyawan. Jika, misalnya, karyawan bekerja lima jam lembur di hari libur dan sistem kerja adalah 6 hari dalam seminggu, maka Anda dapat menghitung upah lembur per jam dengan rumus ini. Hasil perhitungan ini kemudian dimasukkan ke dalam spreadsheet Excel.

Setelah Anda memiliki upah lembur per jam, Anda dapat mengalikannya dengan jumlah jam lembur yang telah dikerjakan oleh karyawan. Dalam contoh sebelumnya, upah lembur yang diterima karyawan akan menjadi sebesar Rp64,162. Hasil perhitungan ini ditambahkan ke gaji pokok dan tunjangan karyawan untuk mendapatkan total gaji yang diterima oleh karyawan dalam bulan tersebut, yaitu Rp5,304,162.

Dengan menggunakan Excel, Anda dapat dengan mudah menghitung upah lembur dan mengintegrasikannya ke dalam perhitungan gaji karyawan secara akurat dan efisien. Hal ini membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku dan memastikan bahwa karyawan menerima kompensasi yang sesuai dengan kerja keras mereka, terutama jika mereka bekerja lembur.

5. Kurangi dengan Potongan

Potongan gaji adalah komponen penting dalam perhitungan gaji karyawan, karena mencakup iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan serta potongan lainnya sesuai peraturan perusahaan atau hukum yang berlaku. Untuk menghitungnya, Anda perlu memahami peraturan yang berlaku dan mengaplikasikannya dalam perhitungan Excel.

Pertama-tama, mari fokus pada BPJS Ketenagakerjaan. Pemerintah telah menetapkan aturan untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, dengan proporsi pembayaran 3.7% oleh perusahaan dan 2% oleh karyawan dari gaji pokok. Sebagai contoh, jika seorang karyawan memiliki gaji pokok sebesar Rp5,500,000, maka iuran BPJS Ketenagakerjaan yang dibayarkan akan menjadi (2% x Rp5,500,000) = Rp110,000.

Selanjutnya, untuk BPJS Kesehatan, iuran yang harus dibayarkan adalah 5% dari gaji pokok, dengan proporsi 4% dibayarkan oleh perusahaan dan 1% oleh karyawan. Jadi, menggunakan contoh yang sama, iuran BPJS Kesehatan yang dibayarkan adalah (1% x Rp5,500,000) = Rp55,000.

Total potongan gaji adalah hasil dari menjumlahkan iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, yaitu Rp110,000 + Rp55,000 = Rp165,000. Jadi, gaji bersih yang diterima karyawan adalah total gaji kotor dikurangi dengan jumlah potongan. Dalam Excel, Anda dapat menggunakan rumus seperti =M7 (gaji kotor) – N7 (potongan BPJS Ketenagakerjaan) – O7 (potongan BPJS Kesehatan) untuk melakukan perhitungan ini dengan lebih cepat dan akurat.

Dengan demikian, penjelasan yang lebih rinci ini akan membantu perusahaan dan karyawan memahami dengan lebih baik bagaimana potongan gaji dihitung. Hal ini juga akan membantu dalam memastikan bahwa karyawan menerima gaji bersih yang sesuai setelah potongan, sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan serta hukum yang berlaku.

Optimalkan Proses Penggajian Karyawan dengan KolegaHr

Selain menggunakan Excel, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan sistem pengelolaan sumber daya manusia seperti KolegaHr. KolegaHR dirancang khusus untuk penggajian dan manajemen sumber daya manusia. Dengan KolegaHr, Anda dapat mengotomatisasi banyak aspek penggajian, termasuk perhitungan gaji, pelaporan, dan pengarsipan data karyawan.

Menghitung gaji karyawan bulanan dengan Excel memang menjadi pilihan yang mudah dan efisien, terutama ketika Anda mengikuti langkah-langkah yang tepat. Excel membantu Anda menghindari kesalahan perhitungan dan menyimpan catatan gaji dengan rapi. Jika Anda ingin lebih jauh mengoptimalkan proses penggajian, pertimbangkan untuk menggunakan KolegaHr untuk efisiensi yang lebih tinggi.