Pentingnya HRIS Bagi HRD dan Perusahaan

HRD atau yang biasa kita kenal dengan Human Resource Development merupakan salah satu departemen yang berperan penting dalam suatu perusahaan. Departemen ini memiliki tanggung jawab untuk mengatur dan mengelola karyawan di dalam perusahaan. Contoh kegiatan HR antara lain rekrutmen, program pelatihan karyawan, penilaian kinerja karyawan serta aktivitas kepegawaian lain.

Seiring dengan berkembangnya teknologi, muncul berbagai pilihan software untuk membantu kegiatan HR di dalam perusahaan supaya lebih efisien. Salah satunya adalah HRIS. HRIS merupakan kepanjangan dari Human Resource Information System. HRIS pada umumnya membantu HR melaksanakan kegiatan administrasi secara digital. Selain dapat menyimpan database karyawan secara digital, HRIS juga mampu untuk melakukan pelaporan secara otomatis. Jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, tentu dibutuhkan waktu yang sangat banyak untuk melakukan kegiatan administratif. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia secara baik dan efisien menggunakan HRIS.

Berikut merupakan manfaat HRIS bagi HRD dan perusahaan:

Fleksibilitas dalam menyimpan dan mengakses data

HRD memiliki tanggung jawab untuk mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data karyawan. Data karyawan ini umumnya digunakan untuk keperluan kegiatan perusahaan seperti penggajian, pemberian benefit bagi karyawan dan lain lain. Umumnya, data karyawan disimpan secara manual menggunakan kertas yang disimpan pada lemari penyimpanan file. Beberapa perusahaan, menyimpan data tersebut secara online untuk memudahkan akses.

Pada HRIS, data karyawan dapat disimpan pada database secara online. Bukan hanya disimpan secara online, data tersebut juga dapat digunakan dan  diintegrasikan langsung dengan kebutuhan perusahaan, seperti penggajian dan proses reimbursement. Penyimpanan data karyawan secara online juga dapat mengurangi resiko kehilangan data yang tercecer serta meminimalisir kebocoran data karena tidak semua data bisa diakses secara masal. HRIS membuat data dapat diakses dengan mudah dimana saja dan kapan saja asal memiliki akses dengan jaringan internet. Akses yang fleksibel dapat meningkatkan produktivitas HRD karena tidak menghabiskan waktu seperti mencari berkas fisik.

Efisiensi biaya dan waktu

Pekerjaan administratif HRD yang dilakukan cukup banyak dan memakan waktu. Contoh pekerjaan HRD yang dilakukan berulang adalah menyimpan serta melakukan update data karyawan, rekap absen, menghitung penggajian, memproses serta melakukan perekapan permohonan cuti, lembur dan izin. Pekerjaan tersebut apabila dilakukan secara manual akan membuat pengeluaran perusahaan lebih besar dan tidak efisien karena banyak sekali waktu yang terbuang.

Namun, akan berbeda jika menggunakan HRIS dalam melakukan pekerjaan administratif. Semua data akan tersimpan dan banyak laporan yang dapat terotomisasi. Selain itu, dengan menggunakan HRIS akan meminimalisir kejadian human error karena semua data diproses otomatis oleh sistem. Hal ini tentu membuat pekerjaan HRD menjadi lebih cepat dan efisien.

Memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan kepegawaian

Karyawan umumnya melakukan kegiatan kepegawaian dan berhubungan dengan HRD. Seperti melakukan pengajuan cuti, lembur dan izin. Umumnya, karyawan harus mengetik atau mengisi surat permohonan kemudian menemui atasan dan HRD untuk melakukan pengajuan tersebut.

Apabila HRIS yang Anda pilih memiliki aplikasi yang dapat diakses karyawan, maka karyawan memiliki kemudahan akses untuk melakukan permohonan tersebut. Proses pengajuan yang awalnya harus bertatap muka dan bertemu di kantor, semua dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja karena dilakukan secara digital. Manager serta HRD juga dapat melakukan persetujuan dan penolakan di aplikasi langsung. Bukan hanya melakukan permohonan, HRIS juga memungkinkan karyawan untuk dapat mengakses slip gaji dan mengakses data karyawan maupun info dan memo perusahaan. Sistem ini dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan karena komunikasi antara karyawan dan HRD lebih mudah dan transparan.

Data Absensi yang terkontrol

Proses absensi umumnya dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Contohnya, dilakukan pencatatan manual oleh HR, fingerprint maupun dapat dilakukan secara online. Penting bagi perusahaan untuk memantau data absensi, karena umumnya data absensi ini memiliki relasi terhadap perhitungan penggajian.

Fitur absensi pada HRIS umumnya memiliki fitur clock-in dan clock-out yang dapat dilakukan dimana saja. Selain itu, perusahaan khususnya HRD dapat memantau kegiatan absensi secara live seperti mengetahui siapa saja yang alpa, sakit dan cuti pada hari tersebut. Proses perekapan data juga dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem. Dengan melakukan absensi secara online, maka akan mengurangi kemungkinan karyawan yang ingin melakukan kecurangan. Dengan banyaknya kelebihan penggunaan HRIS yang telah disebutkan di atas, perusahaan tidak perlu ragu untuk menggunakan HRIS untuk meningkatkan kinerja HRD. pilihlah aplikasi HRIS yang memiliki fitur lengkap. Kolegahr memiliki banyak fitur yang sesuai dengan kebutuhan berbagai jenis perusahaan. Jangan lewatkan free trial Kolegahr selama 30 hari.