Begini Cara Mengatasi Kinerja Karyawan yang Menurun!

Kinerja karyawan yang menurun adalah salah satu masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan dan organisasi di seluruh dunia. Hal ini bisa menjadi permasalahan yang merugikan bagi produktivitas dan pertumbuhan bisnis. Kinerja yang menurun dapat muncul karena berbagai alasan, mulai dari tekanan pekerjaan yang tinggi, masalah pribadi, hingga kurangnya motivasi.

Sebagai seorang pemimpin atau manajer, Anda memiliki tanggung jawab untuk mengatasi masalah ini. Kinerja karyawan yang buruk tidak hanya berdampak pada individu tersebut, tetapi juga dapat merembet ke seluruh tim dan perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk mengambil tindakan yang tepat dan efektif dalam menghadapi kinerja karyawan yang menurun.

Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai langkah dan strategi yang dapat Anda terapkan untuk membantu mengatasi kinerja karyawan yang menurun. Langkah-langkah ini mencakup komunikasi yang efektif, pengembangan tujuan yang jelas, pelatihan, dan dukungan yang diperlukan. Dengan pemahaman yang mendalam tentang masalah ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan memastikan bahwa setiap karyawan mencapai potensi maksimal mereka.

Apa itu Kurang Performa?

Kurang performa di tempat kerja terjadi ketika kualitas pekerjaan seorang karyawan menurun di bawah level yang dibutuhkan. Karakteristik dan tingkat keparahan situasi ini bervariasi, tetapi perilaku berikut sering kali menunjukkan kurang performa:

• Gagal menjalankan tugas sesuai dengan standar yang diharapkan.
• Perilaku yang mengganggu, negatif, atau tidak dapat diterima.
• Penurunan kepatuhan terhadap aturan, prosedur, atau kebijakan.

Karyawan yang produktif diperlukan bagi setiap organisasi agar bisnisnya berkelanjutan. Di sisi lain, karyawan yang kurang performa dapat memiliki efek yang tidak diinginkan pada perusahaan Anda, termasuk:

• Penurunan produktivitas: Seorang karyawan yang kurang performa tidak akan memberikan hasil yang dibutuhkan oleh posisinya. Pekerjaan mungkin terlambat atau tidak selesai, memaksa anggota tim lain untuk mengambil alih pekerjaan tersebut.
• Penurunan kualitas pekerjaan: Karyawan yang melakukan tugas mereka pada tingkat yang kurang baik tidak akan menghasilkan hasil berkualitas, yang dapat menyebabkan pelanggan dan orang lain memiliki persepsi buruk terhadap perusahaan.
• Penurunan semangat dan kolaborasi di antara karyawan: Performa buruk dari satu orang dapat menyebabkan rasa tidak puas dan frustrasi yang merusak kerja tim.

Setiap pengusaha pasti akan menghadapi masa-masa performa yang fluktuatif, tetapi kurang performa yang sebenarnya harus dianggap serius. Pemimpin harus dapat mengidentifikasi karyawan yang sedang berjuang dan mengatasi penyebabnya.

Apa yang Menyebabkan Karyawan Kurang Performa?

Ada banyak alasan mengapa karyawan kurang performa. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

1. Kurangnya keterampilan: Seorang karyawan ditempatkan dalam peran yang tidak dilengkapi dengan baik dan tidak merasa percaya diri. Mereka mungkin memiliki kemampuan teknis tetapi tidak tahu bagaimana mengelola waktu mereka dengan baik.
2. Harapan yang kabur: Jika standar pekerjaan dan tujuan organisasi tidak jelas, karyawan tidak akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka.
3. Ketidakpuasan pekerjaan:Pekerjaan tersebut tidak sesuai dengan harapan mereka, sehingga mereka merasa kecewa dan kehilangan insentif untuk berusaha.
4. Tidak cocok dengan budaya perusahaan: Terkadang, orang tidak merasa terhubung dengan budaya perusahaan atau tim tertentu karena tidak sesuai dengan gaya kerja dan
5. Lingkungan kerja yang stres: Suasana yang tinggi tekanan atau pertentangan kepribadian dengan rekan kerja dapat menyebabkan stres terkait pekerjaan yang memengaruhi performa.
6. Peluang pelatihan dan pengembangan yang tidak memadai: Tanpa kemampuan untuk mempelajari keterampilan baru, beberapa karyawan menjadi mandek dan tidak meningkatkan performa mereka. Mereka juga mungkin merasa kurang termotivasi jika tidak melihat jalan pengembangan dan kemajuan karier.
7. Kurangnya variasi: Melakukan tugas yang sama setiap hari dapat menjadi membosankan dan menyebabkan karyawan kehilangan minat dalam pekerjaan mereka dan tidak memiliki inspirasi untuk melakukannya dengan baik.
8. Onboarding yang tidak memadai: Onboarding yang tepat akan membiasakan dan melibatkan karyawan. Jika ini tidak terjadi, mereka mungkin tidak siap untuk peran mereka.
9. Masalah pribadi: Situasi sulit dalam kehidupan pribadi karyawan dapat memengaruhi kemampuan mereka untuk berkonsentrasi pada tugas mereka.

Cara Mengelola Karyawan yang Kurang Performa

Kurang performa adalah situasi umum di kalangan karyawan di semua tingkatan, dan setiap kasus memiliki aspek yang unik. Mengetahui cara mengatasi situasi ini dengan pendekatan yang konsisten dapat mencegahnya menghambat produktivitas tim Anda.

Langkah-langkah berikut dapat membantu Anda mengatasi kurang performa di tempat kerja:

Kenali bahwa ada masalah

Berpikir tentang keadaan dan perilaku yang mungkin mengindikasikan masalah performa. Frustrasi dan apati seringkali berhubungan dengan kurang performa dan muncul dalam perilaku tertentu. Beberapa tanda-tanda yang mengindikasikan kurang performa meliputi:

• Terputus dari tugas dan tanggung jawab
• Penurunan output dan kualitas pekerjaan
• Keterlambatan atau ketidakhadiran berulang
• Sikap yang patah semangat atau perilaku yang tidak profesional
• Interaksi yang berkurang dengan rekan-rekan

Segera setelah Anda melihat bahwa seorang karyawan kurang performa, Anda perlu bertindak. Mulailah dengan mendokumentasikan contoh-contoh khusus bagaimana pekerjaan mereka telah menurun dan tidak memenuhi harapan, termasuk perilaku yang bermasalah yang telah Anda amati. Kemudian saatnya untuk mendekati karyawan dan menjadwalkan pertemuan pribadi satu lawan satu untuk mengatasi situasi dan mendapatkan pemahaman tentang perspektif mereka.

Lakukan pertemuan dan ajukan pertanyaan untuk menentukan penyebab kurang performa karyawan

Menganggap Anda sudah tahu apa penyebab kurang usaha karyawan bisa menjadi kesalahan. Untuk mengetahui alasan yang sebenarnya, Anda harus mengatur nada yang sesuai untuk pertemuan dan mengajukan pertanyaan yang tepat.

Pertemuan satu lawan satu harus terjadi di tempat yang bebas dari gangguan dan distraksi, di mana Anda tidak akan terdengar oleh orang lain. Tanpa mengambil sikap menuduh, mulailah pertemuan dengan menggambarkan contoh-contoh kinerja buruk karyawan dan bagaimana itu memengaruhi tim dan perusahaan.

Kemudian Anda dapat beralih untuk mengungkapkan apa yang berkontribusi pada kurang performa dari pihak karyawan dan bagaimana Anda sebagai manajer atau perusahaan mungkin berperan dalam situasi tersebut.

Berikut beberapa contoh pertanyaan yang dapat memberikan wawasan tentang pandangan karyawan tentang situasi:

• Bagian pekerjaan apa yang Anda nikmati dan membuat Anda paling termotivasi?
• Apa yang membuat Anda frustrasi tentang pekerjaan Anda? Apakah ada area yang membuat Anda merasa tidak siap?
• Apakah Anda merasa Anda menggunakan kekuatan Anda dalam peran Anda? Di mana Anda merasa ada kurva pembelajaran yang tajam bagi Anda?
• Seberapa baik Anda mengelola beban kerja Anda saat ini?
• Apakah Anda melihat area di mana kinerja Anda bisa ditingkatkan?
• Apakah Anda melihat bagaimana pekerjaan Anda memberi manfaat kepada orang lain atau organisasi?
• Apakah ada faktor eksternal yang dapat memengaruhi pekerjaan Anda?
• Apakah Anda merasa optimis tentang masa depan Anda di perusahaan?
• Apakah ada yang lain yang ingin Anda bagikan dengan saya?

Pertanyaan-pertanyaan contoh ini akan mendapatkan masukan dari karyawan tentang bagaimana lingkungan kerja dapat memengaruhi kinerja mereka:

• Apakah harapan tentang apa yang harus dilakukan dan tingkat kualitas sudah cukup jelas untuk Anda?
• Pernahkah Anda merasa Anda diatur untuk gagal dengan harapan yang tidak realistis?
• Apakah alat dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik tersedia untuk Anda?
• Apakah Anda memiliki waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda?
• Apakah Anda memahami bagaimana pekerjaan Anda menambah nilai bagi perusahaan dan siapa yang mendapat manfaat dari itu?
• Bagaimana gaya komunikasi/kepemimpinan saya terasa bagi Anda? Apakah itu menginspirasi Anda untuk melakukan yang terbaik?

Dengarkan dengan penuh perhatian tanggapan karyawan dan ajukan pertanyaan lanjutan untuk lebih memahaminya dan menunjukkan minat Anda pada sudut pandang mereka.

Tinjau kembali harapan pekerjaan

Pastikan bahwa karyawan memahami apa yang Anda harapkan dari mereka dan area yang memerlukan perbaikan. Instruksikan mereka tentang semua tugas yang terlibat dan standar yang harus mereka penuhi. Ada dokumentasi tentang apa targetnya dan bagaimana karyawan telah melewatinya, sehingga tidak ada ruang untuk penafsiran yang salah. Secara umum, menetapkan dengan tepat apa yang harus dicapai dalam pekerjaan akan membantu karyawan fokus pada apa yang harus mereka kejar.

Perlu diingat bahwa seringkali karyawan baru yang tidak tahu tentang harapan-harapan tertentu. Hal ini dapat terjadi jika tanggung jawab posisi tidak dijelaskan selama proses perekrutan. Selain itu, perubahan bisnis yang memerlukan harapan tambahan dapat membingungkan karyawan baru yang tidak familiar dengan aliran organisasi.

Kelola harapan karyawan

Jika harapan karyawan terhadap pekerjaan mereka tidak terpenuhi, mereka mungkin tidak akan berperforma tinggi. Mereka mungkin memiliki tuntutan tertentu terkait kompensasi, kemajuan karier, etika dan nilai-nilai perusahaan, jaminan pekerjaan, dan sebagainya, tetapi tidak melihatnya terwujud.

Anda harus mengetahui apa yang diharapkan oleh karyawan yang kurang performa dari pekerjaan mereka dan organisasi untuk melihat apakah itu realistis. Jika ada ketidakcocokan antara apa yang mereka harapkan dan apa yang dapat Anda tawarkan atau lakukan untuk mereka, ini adalah saat yang baik untuk membahas apakah mereka dapat menyesuaikan harapan mereka atau tidak.

Buat rencana tindakan bersama

Setelah Anda dan karyawan telah mendiskusikan masalah kurang performa dan penyebabnya, Anda dapat merencanakan tindakan bersama untuk bekerja menuju solusi. Anda dapat memberikan saran untuk mengatasi masalah dan mendorong karyawan untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan mengemukakan rekomendasi mereka sendiri.

Cari peluang untuk mendesain ulang pekerjaan atau pelatihan ulang, berdasarkan penyebab kurang performa. Jika masalahnya bersifat pribadi, Anda dapat mengusulkan mengambil cuti untuk menanganinya.

Rencana ini harus mencakup beberapa sudut pandang:

• Rincian tindakan yang masing-masing pihak bertanggung jawab.
• Jangka waktu untuk mencapai perbaikan kinerja, termasuk konsekuensi potensial untuk masalah serius.
• Dukungan dan sumber daya yang akan disediakan (pelatihan/mentoring/penyesuaian tugas/cuti.)

Pastikan pengecekan dan tindak lanjut secara berkala

Kemungkinan menyelesaikan situasi kurang performa akan memerlukan lebih dari satu percakapan, dan Anda harus memberikan waktu yang wajar bagi karyawan untuk memperbaiki diri. Jadwalkan pertemuan harian atau mingguan untuk memantau kemajuan karyawan dalam rencana tindakan dan mendorong pertumbuhan lebih lanjut. Beri karyawan banyak kesempatan untuk menjelaskan bagaimana etos kerja mereka berkembang dan apa yang masih sulit bagi mereka.

Pengecekan ini membuat karyawan bertanggung jawab dan memberi Anda kesempatan untuk menekankan tujuan kinerja dan melanjutkan dengan pelatihan dan dukungan yang diperlukan. Anda juga akan menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda benar-benar ingin membantu mereka memperbaiki diri.

Setelah kinerja karyawan mencapai tingkat yang dapat diterima, pujilah keberhasilannya dan diskusikan bagaimana mereka dapat mempertahankan standar pekerjaan ini.

Akui kemajuan

Jika Anda meminta karyawan yang kurang performa untuk memperbaiki diri tetapi tidak pernah memberikan penghargaan saat mereka melakukannya, mereka dapat merasa terasing. Ketika karyawan mulai membuat kemajuan, berbicaralah tentang perubahan yang telah Anda perhatikan. Puji mereka atas usaha mereka dan sebutkan secara khusus apa yang telah mereka capai dan dampak positifnya.

Pengakuan ini sangat membantu dalam memberikan kepercayaan diri kepada karyawan terhadap kemampuan mereka dan menginspirasi mereka untuk bekerja lebih keras dalam pola kemajuan. Demikian pula, mereka akan merasa dihargai atas kelebihan mereka dan percaya bahwa Anda ingin melihat mereka berhasil dan percaya bahwa mereka bisa.

Praktikkan pelatihan kinerja

Belajar di tempat kerja melalui interaksi sehari-hari adalah cara yang sangat baik untuk meningkatkan kinerja. Menghadirkan pembelajaran ke dalam alur kerja sehari-hari melalui metode pembelajaran seperti microlearning, micro-mentoring, dan pelatihan kinerja adalah salah satu tren SDM teratas untuk tahun 2023.

Manajer yang memahami pelatihan kinerja dapat menciptakan peluang pembelajaran yang relevan dari dialog kasual selama situasi kerja. Panduan praktis ini dapat mengarahkan karyawan ke cara-cara baru untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Berikan Feedback

Memberikan Feedback atau umpan balik yang spesifik dan konstruktif kepada seorang karyawan yang berusaha memperbaiki kinerjanya sangat penting. Ini akan membantu mereka melihat kemajuan mereka dan menyadari area yang masih perlu dikembangkan. Idealnya, umpan balik harus mencakup umpan balik 360 derajat yang Anda kumpulkan dari orang-orang yang berinteraksi dengan karyawan tersebut. Pendapat ini akan memberikan wawasan tentang bagaimana kinerja karyawan memengaruhi orang lain.

Pertimbangkan prinsip-prinsip ini saat memberikan umpan balik:

• Fokus pada satu atau dua masalah dalam satu sesi untuk menghindari kebingungan karyawan.
• Pertahankan kritik dengan jelas namun positif.
• Tunjukkan bagaimana perubahan yang dibuat sedang membuat perbedaan dalam produktivitas tim mereka.
• Puji karyawan atas prestasi mereka untuk meningkatkan kepercayaan diri mereka.

Retensikan dokumentasi yang teliti

Seperti saat mengatasi masalah karyawan lainnya, Anda harus mendokumentasikan langkah-langkah yang diambil dalam menghadapi karyawan yang kurang performa. Kronik situasi adalah sumber daya yang membantu sepanjang jalan, terutama jika masalahnya tidak terselesaikan dan karyawan mempertanyakan proses tersebut.

Pastikan untuk menyimpan catatan awal dari awal masalah dan kemudian membuat catatan lengkap tentang apa yang terjadi selama pertemuan dan percakapan berikutnya. Selain itu, perbarui rencana tindakan formal jika diperlukan.

Setelah setiap diskusi, kirimkan email kepada karyawan ringkasan tentang apa yang terjadi dan langkah-langkah tindakan yang direncanakan. Jangan lupakan untuk menyimpan tanggapan/proposal email dari karyawan. Anda juga harus melacak kemajuan karyawan secara tertulis.

Buat keputusan jika kinerja tidak membaik

Satu karyawan yang kurang berusaha secara langsung memengaruhi semangat tim dan lingkungan kerja. Jika Anda membiarkan kurang performa berlanjut tanpa hukuman, anggota tim lain yang bekerja keras bisa merasa tersinggung dan kecewa.

Jika kinerja karyawan tidak menunjukkan tanda-tanda kemajuan setelah Anda menginvestasikan waktu yang wajar dalam rencana tindakan, Anda perlu mempertimbangkan opsi lain. Dua solusi yang paling umum adalah pengalihan dan pemutusan hubungan kerja.

• Pengalihan: Karyawan mungkin lebih cocok untuk posisi lain dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab yang berbeda. Peran alternatif dengan tuntutan yang sesuai dengan pengetahuan teknis dan keterampilan interpersonal mereka saat ini bisa menjadi solusi yang tepat.
• Pemutusan hubungan kerja: Ketika Anda sudah mencoba semua opsi lain, Anda mungkin harus mencapai langkah terakhir yaitu memecat karyawan. Meskipun ini bukan solusi yang ideal, ini mungkin menjadi solusi terbaik bagi semua pihak yang terlibat. Proses pemutusan hubungan kerja tidak pernah menyenangkan dan bisa menjadi rumit, jadi Anda harus mengikuti semua prosedur SDM dan kebijakan pemutusan dengan hati-hati.

Dorong keseimbangan kerja yang sehat

Mendorong keseimbangan kerja yang sehat adalah salah satu metode efektif yang dapat mendukung kemajuan karyawan yang kurang performa dan juga mencegah kurang performa terjadi pada awalnya.

Menghabiskan terlalu banyak waktu di tempat kerja dapat menyebabkan kelelahan, tekanan, dan burnout. Biasanya, ini mengakibatkan motivasi yang menurun dan tingkat kinerja yang lebih rendah. Mendorong karyawan untuk mengambil waktu libur yang telah ditetapkan dan menawarkan manfaat kesehatan mental dapat membantu mereka merasa segar dan lebih produktif.

Kesimpulan

Meskipun mengatasi kurang performa bisa menjadi proses yang memakan waktu, sebagian besar karyawan yang kurang performa akan menerima upaya kolaboratif yang melatih mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Setelah Anda memahami apa yang menyebabkan kurang performa, Anda dapat membuat rencana tindakan untuk mengatasinya. Tetap berkomunikasi dan memantau kemajuan karyawan yang kurang performa adalah cara terbaik untuk mengubah mereka menjadi anggota produktif dalam tim Anda.