Indonesian 
English 
Penggajian (payroll) menjadi bagian krusial dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Ini karena prosesnya yang melibatkan penghitungan gaji karyawan, pemotongan pajak, dan administrasi lainnya. Memang kini ada begitu banyak aplikasi yang mampu memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam hal menghitung gaji karyawannya. Meski demikian, beberapa perusahaan masih menggunakan sistem penggajian manual karena berpikir bahwa beralih ke aplikasi membuat perjalananya semakin rumit.
Padahal faktanya, menggunakan cara manual seringkali menimbulkan berbagai kesalahan yang dapat berdampak pada keuangan perusahaan dan kepuasan karyawan. Nah, dalam artikel ini akan dibahas beberapa kesalahan umum dalam sistem perhitungan gaji secara manual.
Permasalahan Umum Saat Menghitung Gaji di Excel
Format Sel yang Salah
Format sel menjadi salah satu masalah umum ketika menghitung gaji menggunakan Microsoft Excel. Ini karena penghitungan gaji selalu melibatkan penggunaan angka dalam berbagai format, seperti jumlah uang, jam kerja atau persentase. Ketidaksesuaian format sel ini dapat mengakibatkan Excel salah menginterpretasikan data yang dimasukkan, yang pada akhirnya menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji.
Perhitungan Rumit
Proses penggajian sering melibatkan berbagai variabel dan rumus yang kompleks. Variabel yang biasanya dilibatkan seperti gaji dasar, tunjangan, potongan pajak, bonus, lembur dan lain sebagainya. Dengan memasukkan berbagai variabel dalam satu spreadsheet demi menjalankan perhitungan yang akurat akan menjadi sangat rumit, apalagi ketika karyawan memiliki gaji yang berbeda satu sama lain.
Disamping itu, rumus kompleks juga bisa memicu terjadinya masalah ketika menghitung gaji karyawan di Excel. Terutama ketika ada peraturan pajak yang rumit atau kebijakan internal perusahaan yang harus dipertimbangkan. Ini kemudian yang memicu kesulitan dalam merancang rumus yang tepat dan mudah untuk memastikan perhitungan gaji sudah dihitung dengan benar.
Kesalahan Manual
Ini menjadi permasalahan paling populer dan kerap kali menghambat proses penghitungan gaji. Hal ini disebabkan karena HR melakukan input data secara manual dengan banyaknya entri data dan perhitungan. Kesalahan manual ini bisa saja diakibatkan karena:
- Kesalahan kalkulasi: Meskipun Excel memiliki kemampuan perhitungan otomatis, tetapi kesalahan dalam merancang rumus atau memasukkan parameter perhitungan dapat menghasilkan hasil yang tidak akurat. Hal ini terutama berlaku jika rumus-rumus yang rumit digunakan dalam penghitungan gaji.
- Kesalahan Pengetikan: Kesalahan pengetikan sederhana seperti salah memasukkan jumlah jam kerja atau angka dalam perhitungan gaji dapat menghasilkan kesalahan yang signifikan dalam pembayaran karyawan.
- Kesalahan Input Data: Informasi yang salah atau tidak lengkap yang dimasukkan ke dalam spreadsheet penggajian dapat menghasilkan kesalahan dalam perhitungan gaji. Hal ini terutama berlaku jika data karyawan tidak diperbarui secara teratur atau jika ada informasi yang hilang atau tidak lengkap.
Pembaruan Data yang Tidak Otomatis
Pembaruan data yang tidak otomatis mengundang masalah dalam menghitung gaji di Excel karena informasi yang tidak up-to-date akan menghasilkan perhitungan gaji yang tidak akurat. Oleh karena itu, penting bagi seorang HR untuk memastikan bahwa pembaruan data dilakukan secara otomatis dengan penggunaan formula Excel yang merujuk langsung ke sumber data yang terupdate secara otomatis. Dengan demikian, risiko kesalahan dapat diminimalkan dan akurasi perhitungan gaji dapat dipertahankan.
Tidak Memperhitungkan Perubahan Pajak atau Peraturan
Ketika HR tidak memperhitungkan perubahan pajak atau peraturan, hal itu dapat menimbulkan masalah pada perhitungan gaji di Excel karena perhitungan gaji harus sesuai dengan ketentuan pajak dan peraturan yang berlaku. Dengan ketidaksesuaian ini, artinya perusahaan tidak menaati kesesuaian hukum dan peraturan, yang dapat mengakibatkan masalah hukum dan sanksi serius bagi perusahaan.
Disamping itu, HR juga pastinya akan melakukan pemotongan pajak yang tidak akurat. Ini akan memberatkan karyawan, karena bisa saja karyawan membayar lebih atau kurang pajak dari yang seharusnya dibayar, sehingga memicu masalah keuangan bagi karyawan dan perusahaan.
Untuk menghindari masalah ini, penting bagi HR untuk selalu memperbarui perhitungan gaji sesuai dengan perubahan pajak dan peraturan yang berlaku. Hal ini dapat dilakukan dengan mengikuti perkembangan hukum terkini, berkomunikasi dengan otoritas pajak dan regulator, dan memastikan bahwa sistem penggajian yang digunakan dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan-perubahan tersebut. Dengan cara ini, risiko kesalahan dan masalah dalam perhitungan gaji dapat diminimalkan, dan akurasi dan kepatuhan perusahaan terhadap ketentuan hukum dapat dipertahankan.
KolegaHR, Satu Aplikasi Untuk Solusi Kebutuhan Payroll Secara Otomatis!
Dengan aplikasi KolegaHR, Anda dapat dengan mudah memperbarui detail karyawan, melakukan proses penggajian, menghitung pajak penghasilan dan masih banyak lagi. Satu hal yang tak tertinggal adalah setelah melakukan proses payroll, karyawan langsung mendapatkan slip gaji dan bukti potong pajak setiap bulannya.
Penggunaan mudah, cepat, dan ekonomis? Jawabannya ada di KolegaHR! Daripada menunda-nunda dan menyesal, segera coba aplikasi KolegaHR dengan melakukan konsultasi pada tim sales kami sekarang juga! Buruan, sebelum menyesal ya!
Sistem penggajian yang efisien, mudah dan akurat menjadi komponen penting yang harus ada dalam manajemen perusahaan. Meskipun masalah sistem penggajian tidak dapat dihindari sepenuhnya, semua keluh kesah itu bisa diatasi dengan menggunakan perangkat lunak penggajian yang tepat seperti KolegaHR.
KolegaHR bukan hanya menjadi garda terdepan untuk mempermudah pekerjaan HR, tetapi juga menghasilkan data yang akurat, cepat, teruji dan sistem keamanan yang tinggi dalam melindungi data gaji dan keuangan perusahaan. Dengan begitu, masalah penggajian hempas dalam sekejap, bahkan kesehatan keuangan perusahaan dan karyawan pun terjaga. Inilah yang menjadi langkah penting bagi perusahaan untuk terus maju menuju kesuksesan bisnis jangka panjang.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk buruan daftar sekarang juga melalui link ini https://kolega.co.id/daftar
Reference:
